Avant de plonger dans la procédure de formalisation dans le Kbis, il est indispensable de clarifier la notion d’actionnaire-salarié. On appelle « actionnaire-salarié » toute personne qui détient des parts sociales (dans une SARL) ou des actions (dans une SAS ou une SA) et qui, en parallèle, est liée à la société par un contrat de travail. Concrètement, cela signifie qu’une même personne assume à la fois les droits et obligations du statut d’associé ou d’actionnaire (accès aux assemblées générales, perception de dividendes, vote sur les décisions importantes) et la position de salarié (perception d’un salaire, réalisation de tâches définies par un contrat, subordination hiérarchique).
Cette double qualité revêt un atout majeur pour l’entreprise : l’engagement de l’individu est démultiplié. En effet, lorsqu’une personne investit dans votre société tout en y travaillant au quotidien, elle a un intérêt direct dans la réussite de l’activité. En parallèle, vous bénéficiez d’une forme de fidélisation puisque l’actionnaire-salarié ne se positionne plus comme un simple collaborateur. C’est une démarche qui peut motiver fortement, notamment dans des entreprises à fort potentiel où les perspectives de croissance sont attractives.
Cependant, il existe aussi des risques et des **zones sensibles** lorsqu’il s’agit d’actionnaires-salariés : la compatibilité entre droit du travail et droit des sociétés doit être vérifiée. Dès lors que vous recrutez un actionnaire-salarié ou que vous autorisez un salarié à acheter des parts, vous devez vous assurer que son niveau de pouvoir dans la structure, ou sa position hiérarchique, ne remette pas en cause le lien de subordination exigé par le contrat de travail. Un dirigeant mandataire social, par exemple, n’est en principe pas salarié, sauf exceptions très encadrées.
En outre, il est essentiel de veiller à la transparence du statut. Pour les tiers (banques, clients, fournisseurs), il peut être important de savoir si un actionnaire dispose également d’un contrat de travail. Bien que cette situation ne soit pas systématiquement exposée dans le Kbis, certaines mentions obligatoires ou complémentaires peuvent être requises pour plus de clarté. C’est là que le sujet de la formalisation dans le Kbis entre en scène.
Si vous l’ignorez, le Kbis est en quelque sorte « la carte d’identité » de votre entreprise. Émis par le registre du commerce et des sociétés (RCS), il liste les informations incontournables, comme la dénomination sociale, la forme juridique, l’adresse du siège, le capital social, le code APE, l’identité des dirigeants et les diverses mentions légales (état d’insaisissabilité, jugements, etc.). Sa mise à jour est obligatoire dès qu’un changement significatif intervient dans la société.
Lorsque des dirigeants sont nommés, révoqués ou remplacés, lorsque l’adresse du siège social change, ou encore lorsque le capital est modifié, un dépôt spécifique auprès du greffe est exigé, ce qui conduit à la délivrance d’un nouvel extrait Kbis. Ce document est ensuite la preuve extérieure que l’entreprise est bien en règle, et il est souvent utilisé pour toute démarche administrative, pour l’ouverture de comptes bancaires professionnels ou en réponse à un appel d’offres.
Dans le cadre qui nous intéresse, la question est plus pointue : faut-il et comment faire mention de la qualité d’actionnaire-salarié dans le Kbis ? Le Code de commerce ne prévoit pas nécessairement un paragraphe distinct pour lister les actionnaires n’exerçant pas de fonction de direction. Seules certaines formes de sociétés (par exemple, la Société par Actions Simplifiée) exigent une mention des statuts et, éventuellement, de certaines clauses. Cependant, dans des cas précis, la mention de ce double statut peut être pertinente, notamment afin de clarifier la situation vis-à-vis de tiers.
Il n’existe pas, à proprement parler, d’obligation légale généralisée imposant de faire figurer la mention « actionnaire-salarié » sur le Kbis pour tous types de sociétés. Toutefois, certaines situations ou formes juridiques peuvent exiger des précisions. Par exemple, dans une SA (Société Anonyme) avec conseil d’administration, les représentants légaux sont clairement indiqués, tout comme, si besoin, les directeurs généraux délégués. Dans une SAS, c’est la nomination du président (et éventuellement des autres organes de direction) qui figure sur l’extrait. Le statut d’actionnaire seul n’est généralement pas mentionné.
Toutefois, si le salarié dispose d’un mandat social (par exemple directeur général dans une SAS ou un administrateur salarié dans une SA), cette information est obligatoirement reprise dans le Kbis, puisqu’il s’agit d’un poste de direction. Cette question concerne moins la « mention d’actionnaire-salarié » à proprement parler que la mention du mandataire social, qui est un fait incontournable. Mais en complément, si l’actionnaire-salarié n’a pas de mandat social, la référence à son statut de salarié peut apparaître de manière plus discrétionnaire.
Malgré tout, certaines entreprises choisissent, à titre de transparence vis-à-vis des tiers, de communiquer via le Kbis ou via des actes juridiques annexes (statuts, pacte d’associés) sur la présence d’actionnaires-salariés. C’est notamment le cas quand le montage financier est important ou lorsque des obligations spécifiques (retenues, avantages particuliers) doivent être précisées publiquement. L’idée est de gagner en crédibilité, de montrer un projet cohérent où les détenteurs de capital sont aussi impliqués au quotidien. En outre, démontrer que les salariés ont investi peut contribuer à la valorisation de l’image de l’entreprise, par exemple vis-à-vis de banques ou d’investisseurs externes.
En résumé, l’obligation légale d’intégrer la mention d’actionnaire-salarié dans le Kbis dépend essentiellement du fait que la personne soit aussi mandataire social. Dans ce cas, sa fonction de direction doit impérativement être déclarée. En dehors de cela, la mise en avant du statut d’actionnaire-salarié est plus souvent une démarche de transparence, négociée selon les besoins et la politique interne de l’entreprise.
Dans la vie d’une entreprise, vous pouvez rencontrer divers cas de figure. Prenons deux exemples concrets :
• Cas 1 : Vous recrutez un nouveau collaborateur qui, dès son arrivée, prend des parts dans la société et occupe éventuellement un poste de direction. • Cas 2 : Un salarié déjà en poste décide d’acheter des parts de l’entreprise, ou bien vous procédez à une augmentation de capital ouverte aux salariés.
Dans l’un comme dans l’autre cas, il convient de déterminer si l’arrivée de ce nouvel actionnaire-salarié a un impact sur la gouvernance de la société (nomination d’un nouveau dirigeant, délégation de pouvoir, etc.) ou simplement sur la répartition du capital. Voici un schéma général pour savoir quand et surtout comment mettre à jour la mention dans le Kbis.
Première étape, identifiez clairement en quoi l’entrée de ce collaborateur en tant qu’actionnaire modifie l’organigramme et la répartition du capital. Cela vous permet de déterminer si l’événement relève simplement d’une décision interne (réservée au registre des mouvements de titres) ou s’il nécessite une formalité au RCS. Si vous créez un poste de direction pour l’actionnaire-salarié, il s’agit d’un changement de mandataire social, qui doit être mentionné au RCS ; cette mention figurera automatiquement dans le Kbis.
Ensuite, il faut procéder à la rédaction et à la signature des actes juridiques adéquats. Par exemple, s’il y a une augmentation de capital, vous devrez établir un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire (pour une SARL ou SAS) ou un PV du conseil d’administration/assemblée générale (pour une SA), mentionnant la nouvelle répartition du capital. Si la personne est nommée mandataire social (directeur général, membre du directoire ou président), un acte distinct doit également formaliser cette nomination.
Viendront ensuite les modifications statutaires si nécessaire. Dans certains cas, l’arrivée d’un actionnaire-salarié peut être assortie d’aménagements de clauses (types de parts, droits de vote spécifiques, etc.). Veillez à mettre à jour les statuts pour éviter toute incohérence.
Une fois les actes rédigés et signés, vous devez déposer un dossier auprès du greffe du tribunal de commerce. Celui-ci comprend en général :
C’est la première liste de ce dossier. Après le dépôt, le greffe validera votre dossier, publiera un BODACC si la loi l’exige, et vous obtiendrez alors un nouveau Kbis qui reprend toutes les modifications. Encore une fois, s’il ne s’agit que d’une souscription d’actions sans changement de qualité de dirigeant, la simple mise à jour du registre des mouvements de titres peut suffire. Il est toutefois recommandé de s’assurer, par une courte consultation juridique, que vous ne passez pas à côté d’une formalité obligatoire.
Comme souvent dans l’administration française, tout est une question de précision et de bonne préparation des dossiers. Si vous devez signaler la présence d’un actionnaire-salarié au niveau du Kbis, voici quelques conseils pratiques pour éviter les mauvaises surprises :
C’est notre seconde et dernière liste. Ces précautions vous feront gagner du temps et éviteront d’éventuels rejets de dossier par le greffe. Par ailleurs, notez que le délai de traitement (depuis l’envoi du dossier jusqu’à la réception du nouvel extrait) peut varier de quelques jours à deux ou trois semaines, selon les greffes.
Hormis la question de la mention au Kbis, beaucoup d’entrepreneurs me demandent si le salarié peut vraiment cumuler son contrat de travail classique avec un statut d’actionnaire ayant parfois une importance capitale dans la société. En droit français, il n’y a pas d’interdiction formelle, mais la jurisprudence insiste sur un point central : le salarié doit rester soumis à un lien de subordination.
Le lien de subordination s’apprécie essentiellement selon trois critères : la capacité de l’employeur à donner des ordres, la possibilité pour l’employeur de contrôler l’exécution du travail, et la faculté de sanctionner en cas de manquements. Lorsqu’un salarié détient une majorité de parts sociales (ou d’actions) ou participe activement à la direction, des juges pourraient estimer qu’il n’existe plus de véritable subordination, ce qui remettrait en cause la validité du contrat de travail.
Quelques chiffres pour illustrer : selon une étude réalisée par l’INSEE en 2021, moins de 4 % des salariés français détenaient une participation significative (au moins 10 % du capital) dans leur entreprise. Parmi ces 4 %, plus de la moitié étaient associés minoritaires, ce qui limite le risque de remise en cause de l’autorité de direction. Cependant, dans des start-up ou des structures plus souples, la part de salariés détenant des parts (et parfois un pouvoir décisionnel accru) peut grimper sensiblement.
Ainsi, en pratique, si le salarié détient une minorité de parts ou si sa marge de manœuvre reste limitée dans la gouvernance, le contrat de travail a toutes les chances d’être valide. Mais si le salarié se trouve investi d’un pouvoir de direction conséquent, cumulant toutes les décisions importantes, il est probable qu’il perde la qualité de salarié au sens du droit du travail, et devienne davantage un mandataire social. Veillez donc à bien distinguer ces deux sphères avant d’initier la démarche d’inscription « actionnaire-salarié ».
Pour mieux illustrer la manière de procéder, prenons quelques cas pratiques :
• Michel, cofondateur d’une SAS : Il est président depuis la création de la société, et il détient 30 % des actions. Il souhaite se faire salarier pour bénéficier d’une couverture sociale plus complète et toucher un salaire en plus des dividendes. Dans ce cas, l’opération n’est envisageable qu’à condition que l’exercice effectif du pouvoir de direction puisse être « soumis » à un organe de contrôle supérieur (un conseil ou un autre dirigeant). En principe, dans une SAS, le président est souvent considéré comme mandataire social et non salarié. Cependant, il peut exister des configurations particulières où le dirigeant bénéficie d’un contrat de travail pour des tâches techniques distinctes du mandat social. Si la loi et la jurisprudence l’autorisent, Michel devra alors signaler sa fonction de dirigeant social au RCS, et la mention figurera dans le Kbis.
• Sophia, simple collaboratrice dans une jeune SARL : Après deux ans, elle achète 10 % des parts sociales. Aucun mandat social n’est créé pour elle, et elle reste subordonnée à la gérante majoritaire. Dans ce scénario, il n’y a pas de formalité particulière à réaliser pour le Kbis, hormis celle relative à la mise à jour des statuts si le capital évolue. Son statut d’associée minoritaire ne nécessite pas d’écriture spécifique sur l’extrait Kbis. Toutefois, si la SARL désire mettre en avant la participation active des salariés, la gérante peut choisir de mentionner dans les statuts la possibilité pour un salarié de souscrire des parts, ce qui pourra être visible, le cas échéant, via les extraits de statuts consultables au greffe, mais pas forcément sur l’extrait Kbis lui-même.
Au moment de formaliser la mention dans le Kbis, ou de décider de ne pas la faire figurer, il faut être vigilant sur plusieurs points :
• Confondre actionnaire-salarié et dirigeant : Être actionnaire et salarié ne confère pas nécessairement un pouvoir exécutif dans la société. Ne cherchez donc pas à déclarer un mandataire social si votre nouveau collaborateur n’en est pas un. • Oublier la mise à jour des statuts : Lorsque le capital social évolue ou que les modalités de détention des titres changent, il est impératif de vérifier et, si nécessaire, de modifier les statuts en bonne et due forme. • Ne pas déclarer la modification dans le délai imparti : En principe, vous avez un mois pour enregistrer auprès du greffe tout changement notable (capital, direction, etc.). Un retard peut entraîner des pénalités. • Mal cerner le lien de subordination : Si l’actionnaire-salarié s’arroge des décisions stratégiques majeures et n’a de compte à rendre à personne, son statut de salarié peut être invalidé en cas de contrôle.
Peut-être vous demandez-vous quelle est la valeur ajoutée d’indiquer de manière claire, dans vos documents officiels, que certains actionnaires sont aussi salariés. Il existe plusieurs avantages :
D’abord, la transparence : de nombreux partenaires commerciaux et financiers vérifieront la structure de votre société avant de s’engager. Voir que vous avez des salariés investis financièrement peut constituer un gage de confiance, montrer un fort niveau d’implication et un souci de fidélisation sur le long terme.
Ensuite, l’esprit d’équipe et la motivation : les actionnaires-salariés bénéficient parfois de plans d’actionnariat salarié, dont la vocation est de récompenser la performance collective. Mentionner cet aspect, même s’il ne figure pas toujours littéralement dans le Kbis, peut se refléter ou se déduire des actes officiels, et montrer un engagement collectif fort porté par l’entreprise.
Enfin, sur le plan juridique, faire apparaître l’existence d’actionnaires-salariés peut prévenir les soupçons de dissimulation ou d’irrégularité. En rendant cette situation publique (dans la limite de ce que la loi exige ou autorise), vous vous prémunissez des contestations futures, que ce soit de la part d’autres actionnaires, d’administrations ou de partenaires.
La formalité de mise à jour du Kbis, lorsqu’elle s’accompagne d’un changement de mandataire social ou d’une augmentation de capital, occasionne des frais. En général, on parle :
• De frais de greffe : selon la nature de la modification (nomination d’un dirigeant, augmentation de capital, changement de dénomination sociale), ces frais oscillent entre 70 € et 300 €. • D’une annonce légale : si la modification touche les statuts, vous devrez la faire publier dans un journal d’annonces légales. Le prix varie selon le nombre de lignes et la région (généralement entre 100 € et 250 €). • D’éventuels honoraires de conseil : si vous recourez à un avocat ou à un expert-comptable, prévoyez un budget supplémentaire.
Pour la durée des formalités, comptez en moyenne d’une à deux semaines pour obtenir le nouveau Kbis, à condition que votre dossier soit complet et qu’il n’y ait pas de demandes de pièces complémentaires. Il est toutefois prudent d’anticiper un délai plus long si votre greffe est très sollicité ou si le dossier soulève des interrogations (par exemple sur la nature exacte du poste occupé par l’actionnaire-salarié).
Question 1 : « Mon collaborateur souhaite acquérir 5 % du capital de la société. Dois-je systématiquement mettre à jour le Kbis ? » Si l’opération se limite à une cession ou à une acquisition de parts sans modification du capital social ni changement de dirigeant, vous n’avez pas forcément besoin d’actualiser le Kbis. Il suffit de mettre à jour vos statuts en interne, si la répartition du capital y est inscrite, et de consigner l’opération au registre des mouvements de titres. En revanche, si ce passage à 5 % implique une modification statutaire (par exemple, un nouveau droit de vote particulier) ou la nomination de votre collaborateur en tant que mandataire social, il faudra déposer un dossier auprès du greffe.
Question 2 : « Quels risques encourt-on si on oublie de déclarer la nomination d’un actionnaire-salarié en tant que dirigeant ? » Ne pas déclarer un mandataire social au RCS est contraire aux obligations légales, et vous vous exposez à des sanctions potentielles, notamment une amende. De plus, si le Kbis n’est pas à jour, des partenaires ou des fournisseurs pourraient légitimement remettre en question la validité des actes signés par cette personne. Sur le long terme, ce flou peut engendrer des litiges et compliquer gravement les relations avec les banques ou certains organismes de contrôle.
Question 3 : « Peut-on prévoir dans les statuts une clause spécifique sur l’actionnariat salarié ? » Absolument. Vous pouvez tout à fait insérer une clause prévoyant que la société encourage ou autorise le personnel à souscrire des parts ou actions. Vous pouvez également y inclure des conditions spécifiques (prix préférentiel, clause d’inaliénabilité de quelques années, etc.). Cette clause est un atout pour renforcer l’engagement des équipes. Cependant, il est important de rappeler que la clause n’a pas vocation à être retranscrite mot pour mot sur le Kbis. Seules les mentions essentielles (dénomination, forme juridique, identité des dirigeants) y figureront.
Question 4 : « Dans une start-up en forte croissance, vaut-il mieux recruter des actionnaires-salariés dès le départ ? » Il n’y a pas de réponse uniforme, chaque projet étant unique. Cependant, accueillir des actionnaires-salariés présente l’avantage de motiver les équipes, de partager la création de valeur, et d’attirer certains profils à haut potentiel, notamment si vous ne pouvez pas vous permettre des salaires très compétitifs. En contrepartie, veillez à formaliser clairement la répartition des pouvoirs et la gouvernance pour ne pas créer de confusion. Assurez-vous aussi de respecter les procédures de mise à jour du Kbis lorsque la start-up évolue (nominations, changement du capital, etc.).
L’actionnariat salarié a le vent en poupe dans l’Hexagone, en particulier dans les secteurs technologiques et les industries innovantes. D’après la Fédération Française des Investisseurs Individuels et des Clubs d’Investissement (F2iC), près de 4,5 millions de salariés en France disposent d’un plan ou de titres de leur entreprise, sous diverses formes (partages de bénéfices, stock-options, actions gratuites, etc.). Cette tendance s’accompagne d’un soutien législatif croissant, car l’État voit là un moyen d’encourager l’épargne salariale et l’implication des collaborateurs.
Dans ce contexte, la formalisation de la qualité d’actionnaire-salarié, si elle devient une situation fréquente, finira peut-être par être davantage encadrée dans les années à venir. Pour l’instant, la France n’impose pas une inscription systématique de ce statut sur le Kbis (sauf s’il y a un impact sur la direction). Toutefois, on constate une demande accrue de transparence, aussi bien de la part des investisseurs que des administrations. Il se pourrait que cette transparence soit amenée à évoluer, ou que de nouvelles réglementations s’invitent dans le paysage juridique français, par exemple pour faciliter le repérage des acteurs-clés d’une entreprise.
Lorsque vous envisagez de recruter des actionnaires-salariés ou de transformer un salarié en associé, gardez toujours en tête les éléments suivants :
• Assurez-vous de la compatibilité entre le statut de salarié et la fonction potentiellement dirigeante, si c’est le cas. • Maintenez la cohérence de tous vos documents (contrat de travail, statuts, PV d’AG, etc.). • Pensez, au besoin, à mettre à jour votre pacte d’actionnaires ou d’associés, qui peut prévoir des modalités spécifiques concernant les droits et obligations des salariés-actionnaires. • Vérifiez régulièrement si la mention portée sur votre Kbis (ou l’absence de mention) reste fidèle à la réalité de l’entreprise. Lorsque vous obtenez un nouvel extrait Kbis, relisez-le pour détecter tout oubli ou incohérence.
Le recrutement d’actionnaires-salariés revêt un intérêt stratégique pour de nombreuses sociétés qui cherchent à aligner les intérêts de leurs collaborateurs avec les leurs. Cela peut se traduire par une meilleure motivation, un esprit entrepreneurial plus fort, et une implication accrue de la part des équipes. Toutefois, la double casquette « salarié + actionnaire » nécessite de suivre avec rigueur les aspects juridiques et administratifs. Dans la plupart des cas, l’actualisation du Kbis sera requise uniquement si une modification structurelle intervient (nouveau dirigeant, augmentation de capital avec changement statutaire significatif).
Dans votre démarche, n’hésitez pas à prendre conseil auprès d’un cabinet juridique ou d’un expert-comptable : un œil professionnel peut vous aider à consolider votre stratégie d’actionnariat salarié, et vous éviter des oublis de formalités. De même, il peut être avantageux de consulter un spécialiste en droit des sociétés pour déterminer si la mention du statut d’actionnaire-salarié est souhaitable dans votre situation.
Quoi qu’il en soit, vous l’aurez compris, la question de la mention « actionnaire-salarié » dans le Kbis est avant tout une affaire de logique juridique et de volonté de transparence. Dans un monde où la confiance se construit en grande partie sur des éléments matériels (documents officiels, extraits Kbis, chiffres…), afficher la participation de vos collaborateurs au capital peut être un levier de performance et un argument de poids. À vous de décider quelle stratégie d’information convient le mieux à votre projet d’entreprise, tout en respectant les normes prescrites par le droit français.
J’espère avoir éclairci la plupart de vos interrogations. Je vous souhaite une pleine réussite dans vos démarches, et je reste à votre disposition pour d’autres questions ou partages d’expérience sur le blog IMIO Actu RH. À très bientôt, et bon développement de votre entreprise !